Bestellung & Lieferung
Wir beantworten Fragen zum Bestellstatus, Versand und Lieferablauf anhand der Informationen und Regeln Ihres Unternehmens.
Externer schriftlicher KundenserviceWir beantworten
Wir beantworten
Ihre Kunden-E-Mails.
Nach Ihren Vorgaben.
Bestellstatus, Lieferfragen, Rücksendungen: Klaravio übernimmt wiederkehrende schriftliche Anfragen für Ihr Unternehmen. Sie geben Antworten und Regeln frei. Entscheidungen und unklare Fälle gehen an Ihr Team.
Der Ansatz
Eine gute Antwort passt zum Unternehmen, das sie sendet. Deshalb beginnen wir mit Ihren Regeln.
01 / Leistungen
Mehr Ruhe im Posteingang.
Wir übernehmen die schriftlichen Standardanfragen, die im Alltag Zeit kosten. Jeder Vorgang bleibt für Ihr Team nachvollziehbar.
Rücksendung & Aufnahme
Wir erklären freigegebene Rücksendeschritte und erfassen einfache Reklamationen vollständig. Über Erstattungen oder Kulanz entscheidet Ihr Team.
Organisation & Übergabe
Wir bearbeiten wiederkehrende organisatorische Fragen nach Ihren Vorgaben. Unklare oder fachliche Fälle übergeben wir mit Verlauf und den nötigen Informationen.
Klare Grenzen. Zum Start konzentrieren wir uns auf schriftliche Anfragen. Entscheidungen zu Erstattungen, Kulanz, Technik, Recht und Gesundheit bleiben bei Ihrem Unternehmen.
02 / ArbeitsweiseErst abstimmen.
Erst abstimmen.
Dann antworten.
Vor dem Start legen wir Themen, Ton und Freigaben gemeinsam fest. So ist klar, wann Klaravio handelt und wann Ihr Team übernimmt.
01
Anfragen verstehen
Wir klären, welche Themen oft vorkommen und über welche Kanäle sie eingehen.
02
Antworten freigeben
Sie geben Informationen, Formulierungen und Zuständigkeiten vor.
03
Betreuung beginnen
Nach schriftlicher Beauftragung und geklärten Zugängen bearbeiten wir die vereinbarten Fälle.
Auch Ausnahmen und Übergaben werden vor dem Start festgelegt.
03 / Angebot
Ein Angebot, das Ihren Aufwand abbildet.
Wir prüfen anonymisierte Beispielanfragen, Volumen und Bearbeitungszeiten. Danach erhalten Sie ein individuelles schriftliches Angebot mit Aufgaben, Servicezeiten, Einarbeitung und Preis.
So läuft die BeauftragungVolumenWelche Anfragen und wie viele pro Monat?
KomplexitätWelche Regeln, Rückfragen und Übergaben benötigt ein Fall?
ZusammenarbeitWelche Antwortzeiten, Freigaben und Übergaben?
EinrichtungWelche Informationen und Zugänge braucht der Start?
04 / Beauftragung
Vier klare Schritte zum Start.
01
Bedarf schildern
Sie nennen Anfragevolumen, Kanäle und häufige Fragen.
02
Umfang abstimmen
Wir klären Aufgaben, Reaktionszeiten und Freigaben.
03
Angebot erhalten
Sie erhalten Leistungsumfang, Einrichtung und Preis schriftlich.
04
Start freigeben
Nach Beauftragung und Klärung der Zugänge geht es los.
Mit einem begrenzten ersten Auftrag beginnen. Wir können zunächst einen überschaubaren Zeitraum und eine begrenzte Zahl freigegebener Standardfälle vereinbaren. Aufgaben, Preis und Auswertung halten wir vorher schriftlich fest. Ihre erste Anfrage ist unverbindlich.
Gut zu wissen
Fragen vor dem Start.
Was zählt als Anliegen?
Ein zusammenhängendes Kundenproblem zählt einmal, auch wenn mehrere Nachrichten dafür nötig sind. Die genaue Abgrenzung legen wir im Angebot fest.
Was passiert bei Fachfragen?
Fragen, die eine Entscheidung Ihres Unternehmens brauchen, geben wir nach vereinbarten Regeln an Ihr Team weiter.
Antworten Sie in unserem Namen?
Ja, wenn Sie uns damit beauftragen. Formulierungen und Freigaben stimmen wir vorher mit Ihnen ab.
Wie beginnen wir die Zusammenarbeit?
Sie schildern Ihren Bedarf. Wir prüfen anonymisierte Beispielanfragen und vereinbaren einen begrenzten ersten Auftrag mit klaren Aufgaben, Zeiten und Preis. Zugriffe und Datenschutz werden vor echten Kundendaten geklärt.
Kontakt
Erzählen Sie uns von Ihren Anfragen.
Für den Einstieg reichen Ihr ungefähres Anfragevolumen und die häufigsten Fragetypen. Bitte senden Sie zunächst keine personenbezogenen Kundendaten.
Ihre Nachricht an Klaraviokontakt@klaravio.deFalls Ihr E-Mail-Programm nicht öffnet, kopieren Sie die Adresse und senden Ihre Nachricht selbst.